Все вакансии Якутска

Требования: правила ведения делопроизводства и архивного дела;

стандарты организационно‑распорядительной документации (оформление писем, приказов, договоров и т. д.);

структуру и руководящий состав компании и её подразделений;

основы административного права и трудового законодательства;

правила внутреннего трудового распорядка и охраны труда;

нормы и правила делового этикета и общения;

порядок организации деловых встреч, совещаний и переговоров.


Обязанности: Организация рабочего графика руководителя
планирование встреч, совещаний и деловых мероприятий;

согласование дат и времени с участниками;

ведение календаря (электронного или бумажного), предупреждение о предстоящих событиях.


Работа с корреспонденцией и деловой перепиской
приём и сортировка входящей почты (электронной и бумажной);

подготовка ответов на письма по поручению руководителя;

регистрация и учёт документов, передача их в нужные подразделения.


Подготовка к совещаниям и встречам
сбор необходимых материалов и документов;

оповещение участников о времени, месте и повестке;

организация пространства для встреч (бронирование переговорных, обеспечение техникой и канцтоварами);

ведение и оформление протоколов заседаний.


Административная поддержка и коммуникации
организация телефонных переговоров: фильтрация звонков, соединение с руководителем, запись сообщений;

приём посетителей, их ориентирование и направление к нужным специалистам;

передача информации через различные каналы связи (факс, телекс, мессенджеры).


Контроль исполнения поручений
отслеживание сроков выполнения задач, поставленных руководителем;

напоминание исполнителям о дедлайнах;

формирование отчётности о статусе исполнения поручений.


Обеспечение рабочего места руководителя
поддержание порядка и укомплектованности оргтехникой, канцтоварами, расходными материалами;

оперативное решение технических вопросов (вызов IT‑специалиста, ремонт оборудования и т. д.).


Делопроизводство и архивная работа
оформление служебных записок, приказов, договоров и других документов;

проверка правильности их составления и соответствия стандартам;

формирование дел по утверждённой номенклатуре, обеспечение их сохранности;

своевременная сдача документов в архив.